“Etkin Ekip Nasıl Olur?” tarifine girmeden önce “Ekip”in tarifini yapmak daha doğru olur. Ekip; bir amacı başarmak için, birlikte çalışmak üzere organize edilmiş bireylerden oluşan bir gruptur. Bir ekip, ortak amaçları dikkate alır. Ekiplerin yapısında; gelişmiş kaliteye, uygun kişilerin becerilerini, doğal yeteneklerini ve bilgi birikimlerini kullanarak ulaşmak vardır. Becerilerin, doğal yeteneklerin ve bilgi birikimlerinin ortak bir çaba ile birleştirilmesine sinerji ya da sinerjik enerji denir.
Her üye ekibe, özel beceriler, kabiliyetler, kavrayışlar ve deneyimler getirir. Bunlar da, problem çözmek ve süreç geliştirmek için kullanılabilir kaynakların artması hatta katlanması anlamına gelmektedir. Bu nedenle özellikle kaynakların kullanılmasında, kurumlarımızda ekip çalışmasının önemini anlatmak, personeli teşvik etmek, çok kritiktir.
Ekibin ne olduğunu tanımladık. Ancak bir ekibi gruptan farklı kılan şeyler nelerdir? Bir konu üzerinde beraberce çalışan bir grup insanı tanımlamak için mi ekiplerimiz var?
Ekip olmayan (olmaya da ihtiyacı olmayan) gruplar da vardır. Çünkü ortak amaçları, birbirlerine toleransları ya da bütünleşik tarzda beraberce çalışmaya ihtiyaçları yoktur. Örneğin; rastgele gruplar kısa ömürlü projelerde çalışmak için oluşturulabilirler. Bir şeye odaklanmış bir grup bir ekip değildir, çünkü sadece ortak bir kaynağa eş zamanlı girdi sağlamak amacıyla oluşturulmuş gruplardır, beraber çalışmak için değil.
Böyle gruplar, ekiplere atfedilen tipik karakteristik özellikleri yansıtmazlar. Bunu daha iyi anlamak için, etkin bir ekip nasıl görünür, bunu ortaya koyalım.
Etkin Ekiplerin Özellikleri
Etkin ekipler:
- Geliştirici Liderlik Yapısına Sahiptirler
- Etkin ekiplerde, liderler birer koç, çalıştırıcı hüvviyetindedir. Etkin lider, ekibinde çalışanların işlerini gururla yapmalarına olanak verir.
- Bundan sonra artık yöneticiler ofislerinde oturarak çalışanlarına emirler veremeyeceklerdir. Bunun yerine, kollarını sıvayıp, insanlara daha iyi iş yapmaları için yardım edeceklerdir. Geliştirici liderler insanlara bir şey yaptırmazlar, beraber yaparlar. Başkalarını dinlerler, saygı kazanırlar. Bilgi sahibidirler.
- Başarılı bir lider, kaliteye kendini adamıştır ve olayların gerçekleştiği kurumsal kültürü anlar. Bu anlayışı, değişimin liderliğinde kullanır.
- Başarılı bir liderin, kurumun nereye gittiğine dair vizyonu olması gerekir. Bu vizyona ulaşmak için, kurumun amaçlarını ve hedeflerini sıraya koyan bir stratejik plan oluşturması gerekmektedir. Aynı zamanda amaçları ve hedefleri kurum içinde yayabilmelidir ve ortak bir amaç doğrultusunda kurum üyelerinde sonuçlanan strateji geliştirmelidir. Geliştirici lider, süreç geliştirme insiyatiflerini, kaynak ayırımını sağlama alarak başarıyı yükseltmeli ve ekiplerin yaratılması, kurumların vizyonlarına ve stratejik amaçlarına odaklanmalıdır.
- Özel, ve Ölçülebilir Amaçları Vardır
- Amaçsız bir ekip oluşturulamaz. Bir ekip için amacının ve hedefinin olması neden önemlidir? Amaçlarımız, nereye gittiğimizi bilmemize yardımcı olur. Bize yön verir. Amaçsız bir ekip, yol ayırımına gelip Cheshire Cat adında bir kediye yol soran Wonderland’daki Alice’e benzer. Kedi sorar, “nereye gidiyorsun” diye, Alice cevap verir, “nereye gideceğimi bilmiyorum”. Kedi şöyle der, “o zaman nereye gidersen git farketmez”der. Bir ekip, her üyesi amacı ve hedefi tam olarak anladığında daha başarılı olur. Eğer kargaşa ve anlaşmazlık varsa, başarılı ekipler bu noktaları çözmek için çalışırlar.
- Saygı, Adanmışlık ve Sadakat Ekibin Ortak Değerleridir
- Etkin ekiplerin diğer ortak özelliklerinden biri de ekip üyeleri ve liderler arasında karşılıklı saygıdır. Ekibe sadakat ve ekibin amaçlarına karşı adanmışlık, ekip üyelerinin ve liderlerin daha fazla bir çaba içinde olmasını gerektirmektedir.
- Etkin İletişim Ağları Oluşturulmuştur
- Birçok çalışma, etkin iletişimin günümüz çalışanları tarafından görülen birinci problem olduğunu göstermiştir. Bir ekibin lideri ve üyeleri geri besleme yoluyla bilgi değişimine ihtiyaç duyarlar. Bunu da, “Nasıl yapıyorum?” diye kendilerine sorarak yapabilirler. Müşterilerine, “Nasıl yapıyorum?”, “Daha iyi ne yapabilirim?”, “Nelerden hoşlanmıyorsunuz?”, “Nelerden hoşlanırsınız?” gibi sorular sormaya ve cevaplarını da dinlemeye ihtiyaçları vardır. Kurumun liderliği ve kritik birimleri kalite felsefesini benimsemelidir.
- Birlikte Çalışmaya Devam Ettikçe Sinerjik Enerji Artar
- İlerleme var mı? Başarıyor muyuz? Bu durumda geri besleme almalıyız. Çalışanları takdir etmemiz ve ödüllendirmemiz gerekmektedir. Başardığımız zaman övünmeliyiz, başaramadığımızda yön değiştirmeliyiz.
- Dış Ortamı Daha Kolay Algılarlar
- Rekabet arttıkça ve ekip üyeleri aydınlatılmalı ve haberdar edilmelidir. “Kaynatılmış kurbağa sendromu” nu hiç duydunuz mu? Eğer kaynayan suya bir kurbağa atarsanız, hemen zıplar çıkar. Ama, ılık suya koyar ve ısıtırsanız, kurbağa ne olduğunu anlamadan kaynayacaktır. Bu nedenle, süreçte neler oluyor ve etrafımızda dönen sistemde neler olup bitiyor, farkında olmamız gerekmektedir.
- Açık Fikirli / İlerici Düşünme Ortamı Gelişir
- Fikirlere kısıtlama getirilemez. Hiçbir kimsenin fikri eleştirilmez. Yeni fikirler her zaman kabul görür ve risk alanlar cesaretlendirilmeli ve değerlendirilmelidir. Hatalar gelişme ve öğrenme fırsatı olarak görülür, cezalandırmak için fırsat olarak görülmez.
- Tanıma
- Tanınma duygusu, kilit motivatördür. Bir çok kişi, üzerine uğraştırıcı zor bir iş almak istemez. Tanınma ve “iyi olmuş” mesajını almak, amirlere ekiplerin yaptığı işlerin sonuçlarını sunma imkanı, amirlerin ziyareti, takdir yazıları ödüller ve benzerleri kadar basit olabilmelidir.
- Ekip Çalışmasının Değerinin Anlaşılması
- En etkin ekipler ekip çalışması ile ilgili prensipleri anlayan üyelerden oluşmuştur. Hem kendileri için hem de kurumları için ekiplerinin yararlarının değerini bilirler
Ekip Çalışmasının Üstünlükleri
Kurumda korkuları ortadan kaldırdıktan ve ekip çalışmasına olanak sağlayan bir atmosfer yarattıktan sonra, ekiplerde çalışmanın üstünlüklerini görmeye başlayabiliriz. Ekip çalışmasının bazı üstünlükleri şunlardır:
- Daha Çok Fikir Ortaya Çıkar: Beraber çalışan insanların yarattığı sinerjik etki, bir insanın tek başına çalıştığında yaratabileceği fikirlerden daha fazlasının yaratılmasıyla ve paylaşılmasıyla sonuçlanır.
- Yaratıcılık Ortamı Gelişir: Yaratıcılık, insanların ayrı ayrı çabalarının birleşmesiyle gelişir ve sistemler hakkında yeni düşünme yolları bulmasıyla artar.
- İletişim Ortamı Gelişir: Açık ve pozitif iletişimin teşvik edildiği ortamda, fikirlerin ve görüşlerin başkalarıyla paylaşılması, gelişmiş kurumsal fonksiyonlara katkıda bulunur.
- Daha İyi Sonuçlar: Birlikte çalışan insanlar daha iyi sonuçlar elde ederler. Ancak bütün ekip çalışmaları mutlaka başarılı olacak diye bir kaide yoktur. Üyesi olduğumuz ekipleri düşündüğümüzde, başarılarımızın yanında başarısızlıklarımız da muhtemelen vardır.
Ekip Gelişiminin Aşamaları
Ekip gelişiminde 4 karakteristik aşama gözlemlenir:
- Şekil Verme: İlk aşama boyunca, şekil vermek amacıyla, ekipler grup normlarını test eder ve görevlerinin sınırlarını tanımlamaya çalışırlar.
- Fırtına: Fırtına aşamasında çözüm üretecek üyeler arasında mevki için sürtüşme ve destek çıkma vardır.
- Normalleştirme: Üçüncü aşama, grup içinde birbirine bağlı gelişmeleri, üyeleri daha istekli hale gelmesi ve fikirlerini ve görüşlerini yapıcı olarak uygulayabilmeleri değişim zamanını sembolize eder.
- Yerine Getirme: Final aşamasında, grup üyeleri inceledikleri konuya, görüş birliğine vardıkları noktayı uygulayacak, çözümler üretecek ve gerçek ilerlemeler kaydedeceklerdir.
Şimdi dört aşamanın özet resmini görecek, her birine daha yakından bakacak ve ekip lideri ya da yetkilisi olarak ekibin bir aşamadan diğer aşamaya ilerlemesine yardım etmek için ne yapabileceğinizi göreceksiniz.
Aşama 1 – Şekil Verme
Şekil verme, ekip gelişiminin ilk aşamasını tarif etmek için kullanılır. Bu aşamada grup ilk defa bir araya gelir ve ekip olmaya başlar. Ekip üyelerinin davranışları, heyecanları, merak ve itimatları olgunlaşmakta olan ekibin kati amaçlarını arttırır.
Üyeler ne hissederler?
- Heyecanlı: İştirak etmek için pek hevesli olabilir ve gözlerini yeni girişimlere dikebilirler.
- Sabırsız: Ekibin neyi başaracağı konusunda meraklı, tanımadıkları insanlarla ekip düzeni içinde çalışma hususunda sabırsız olabilirler.
- Güvensiz: Başkalarına güvenmek konusunda huzursuz veya diğerlerinin yapacağı katkı konusunda kararsız olabilirler.
Liderler nasıl yardımcı olabilirler?
- Temel Ekleyerek: Oluşturma aşamasında, odak tartışmalarında, konu sınıflandırmalarına ve rollerini tanıtmaya yardımcı olan temel toplantıların yapılması önemlidir.
- Öğrenmeyi Destekleyerek: Üyeler birbirlerinin, tecrübelerini ve her üyenin çalışması arasındaki benzerlik ve farklılkları görmek için birbirlerine soru sorma ihtiyacı duyarlar. Örneğin Keirsey-Bates tipi kişilik bilgilerini koymak yararlı olabilir.
- Katılımı Dengeleyerek: Modül 4’de öğrendiğimiz gibi, etkili ekip çalışması için dengeli katılım önemlidir. Ekip liderleri özellikle ilk toplantılarında herkesi katılıma özendirerek ve baskıcı davranışları engelleyerek katılımı dengelemelidir.
Aşama 2 – Fırtına
Ekip gelişiminin ikinci aşamasını inceleyelim. Bu aşamaya fırtına adı verilir. Ekip üyeleri işin farkına varınca ve ciddiyetini anlayınca panik olurlar, suda boğulduğunu sanan insanlar gibi çabalayabilirler.
Bu aşama boyunca üyeler konunun düşündüklerinden daha karmaşık olduğunun farkına varacaklardır. Ekip çalışmalarına ilk şekli verilirken ekip için hissettikleri umutları ile önlerindeki gerçek arasında bir uyumsuzluk olduğunu göreceklerdir. Bu aşamanın özelliklerini tarif ederken, fırtına terimi içinde hava durumunu andıran bir terim durumu daha anlaşılır hale getirecektir.
Üyeler ne hissederler?
- Yetersiz ve Mahçup: Kişiler işleri yapmak için yeterli olduklarından emin olmayabilirler. Nasıl girişimde bulunacakları hususunda çekingen olabilirler.
- Engellenmiş: Ekibin durumundan dolayı, bazı şeylerin zaman alması ve diğer faktörlerden dolayı, insanlar kendilerini engellenmiş hissedebilirler.
- Olumsuz: Lider ve diğer ekip üyeleri hakkında olumsuz duygulara kapılabilirler.
Liderler nasıl yardımcı olabilirler?
- Diyaloğun Önünü Açmak: Görüş farklılıkları ortaya çıktığı zaman ekip liderleri fikirlerini ve hislerini yapıcı olarak açıklayabilmeleri için ekip üyelerini teşvik etmelidirler. Sadece ne düşündüklerini ve hissettiklerini vurgulamakla, grup birbirinin görüşünü anlamaya başlar ve sorunlarını etkili biçimde çözerler.
- Tartışma Yapılmasını Sağlayarak: Fırtına aşamasındaki ekipler tartışmaları nasıl yapacaklarını ve problemleri nasıl çözeceklerini tanımlama konusunda bir rehbere ihtiyaç duyarlar. Ekip lideri alternatif çözümler üretmede yardım etmeli neyin en iyi sonuçlar meydana getireceğine karar vermek konularında alternatif çözümler ilerlemeler kaydettirecek tartışmalara yön göstermelidir.
- Destek Vermek: Ekip bu noktada, farklı bakış açıları ve heyecanlı ortam nedeniyle çok üretken durumdadır. Etkili olmak için, liderler grup sürecini yakından gözlemlemeli ve ekibi rayına oturtacak görev dağılımından memnun olmalıdır. Olanak yaratma, amaçlarını ve kapasitelerini yeniden onaylama, dışarıdaki gruplarla iletişim kurmak, bunları desteklemek özellikle önemlidir.
Aşama 3 – Normalleştirme
3 ncü aşamada, üyeler beraber çalışmaya alışmışlardır. Yarışmaktansa birbirlerine yardım etmeye başlarlar. 2 nci aşamada hissettikleri bazı çatışmaları çözmüş ve ekip ruhu içerisinde davranmaya başlamışlardır.
Üyeler ne hissederler?
- Yapıcı Müdahalelere Açık: Kişiler hem müdahale etmede hem edilmesinde daha açıktırlar.
- Ekip Tarafından Kabul Görmüş: Ekip üyeleri kendilerini ekip tarafından kabul edilmiş hissederler ve birlikte daha etkili çalışırlar.
- Daha Rahat: Konu hakkındaki endişeleri azalmaya başlamıştır.
Liderler nasıl yardımcı olabilirler?
- Desteklerini Çekmek: Ekip daha bağımsız olmak amacıyla, lider için ekip üyelerine daha fazla sorumluluk yükleme, kendi kendilerine toplantı düzenlemelerine ve kendi başlarına tartışma yapmalarına yönlendirme zamanıdır. Bunun bazıları için yapılması zordur, dolayısıyla yol kat etmek için bilinçli çaba harcamak önemlidir.
- Kendi Fikirlerini Vurgulamak: Gruplar kendilerine daha fazla güvenmeleri durumunda, diğer ekip üyelerinin kaygılarını ve amaçlarını daha iyi dinlerler. Eğer ekip lideri konunun içeriği veya grup süreci hakkına kişisel düşüncelere sahipse bunları uygulama zamanıdır. Bu grup düşüncesi yapısından ekibi uzak tutmak için ihtiyaç duyulan taze bir perspektif sağlayacaktır.
- Şüpheye Düşürme: Normalleştirme ekipleri yeteneklerini devamlı geliştirmek için daha çok görevlere ihtiyaç duyarlar. Bunu onlara sormak, örneğin, yüksek menfaatli amaçlar üzerinde etki altında kalmadan oybirliğine varmak önemli bir gelişme olabilir.
Aşama 4 – Yerine Getirmek
Final aşaması yerine getirme aşamasıdır. Ekip üyeleri birbirleriyle ve projeleriyle daha rahat bir konuma gelmiştir. Onlar artık herkesin “aynı müzik sayfasından şarkı söylemesi” ile etkili bir çalışma birimidirler. Ekibin amacı başarıdır. Bu aşamada ekip gerçekten işleri etkili olarak başarmaya başlamıştır.
Üyeler ne hissederler?
- Birbirlerinin güçlü yönlerini takdir ederler: Ekip üyeleri birbirlerinin gücünü kullandığından, çalışma performansı yüksektir.
- Birbirlerinin zayıf yönlerini kabul ederler: Ekip üyeleri amaçlarına erişmek için birbirlerine yardım eder ve tüm üyelerin çabalarını desteklerler.
- Ekip olarak hareketlerinden emindir: Ekip şimdi etkili, işbirliği yapan bir birimdir
- Ekip üyeleri iyimserdir: Ekip konuların üstesinden geleceğinden emindir. Ekibin başarıları hakkında olumlu duygulara sahiptir.
Liderler nasıl yardımcı olabilirler?
- Yeni amaçlar önererek: Ekip özgüveni ile konusunu bitirmeye yaklaştığında gelecekteki hedefler hakkında düşünmeye başlama ihtiyacı duyarlar. Gelecekteki amaç ve görüşler hakkında karar vermek için rehberliğe gereksinimleri olabilir.
- Tahminleri gözden geçirerek: Ekip üyeleri tipik olarak, yerine getirme aşamasında birlikte çalışma ve davranış hususunda öyle bir rahatlık sağlamışlardır ki, ekip olarak hareket kabiliyetlerinde kendine aşırı güvenden dolayı bir risk oluşur. Grup normları ya da saha kuralları hakkındaki tahminlerini sormak ve yeni ek ihtiyaçları belirlemek üzere tartışmaya çağırmak için iyi bir zamanlamadır.
- Üyelerin kendi süreçlerini geliştirmesi: Kendi kendine yeter hale gelmek ve, bir ekip özdeğerinin devamı için özel bir mekanizmada yer edinmelidir. Liderler hem ekip üyesi olarak hem üyelerin kişisel performanslarında özdeğerlendirmeler için prosedürler, zamanlama, format hakkında ve ekip olarak beraber nasıl çalışacakları konusunda tavsiyelerde bulunmalıdır.
Ekip gelişiminin bu aşamalarını anlamanız, ekip davranışlarının değişiminde etkili yol almanızda yardımcı olacaktır.
